Deveres do gerente de escritório

Muitas vezes, especialmente em pequenas organizações,um gerente de escritório é chamado de secretário comum. Esta publicação parece muito mais sólida, mas o fato de que os deveres do gerente do escritório são diferentes dos secretários (embora certamente tenham muito em comum), raramente alguém se preocupa com este caso.

Qual é a responsabilidade deste empregado? Em primeiro lugar, os deveres do gerente do escritório incluem trabalhar com documentos. O funcionário aceita a correspondência recebida, registra-a, envia-a para o destinatário, envia-a para o arquivo, se necessário. Ele também aceita aplicações de outros funcionários, passa para a assinatura do CEO, certifica-os com um selo e depois os devolve. Os deveres do gerente do escritório incluem trabalhar com documentação interna: impressão de pedidos e registro, armazenamento, envio ao arquivo e contabilidade, trabalho com correspondência de saída. Se necessário, ele deve poder trabalhar com qualquer equipamento de escritório: fax, scanner, copiadora e também digitar e imprimir documentos. A preparação de uma sala para apresentações, a manutenção de minutos de reuniões, reunião e recepção de convidados e clientes da empresa também fazem parte dos deveres de um gerente de escritório.

Muitas vezes, o funcionário tem que lidar comfunções de secretariado tradicionais: distribuição de parceiros convidados ou gerentes de hotéis, salas de reserva, passagens aéreas e bilhetes de trem. Dependendo das especificações da empresa e do próprio escritório, o gerente pode ser um representante de sua empresa em negociações comerciais, e desempenham as funções do gerente de pessoal: a busca de novos funcionários, criação de incentivos e programas educacionais e de design. Às vezes, ele se concentra sobre a introdução das tecnologias da informação, desenvolvimento de novos programas.

Os deveres de um gerente de escritório envolvem saber:

1. Atos e regulamentos legislativos que regulamentam as atividades jurídicas, informativas e comerciais da empresa.
2. Fundamentos de gestão, marketing, empreendedorismo e negócios.
3. Os fundamentos da sociologia, psicologia, ética da comunicação empresarial, trabalho com funcionários e público.
4. O procedimento para elaboração de propostas comerciais, relatórios, planos, contratos e acordos.
5. Fundamentos da gestão, os conceitos básicos de ergonomia e proteção laboral.

Além das tarefas listadas, as responsabilidadesO gerente do escritório inclui o inventário no escritório e fornece os suprimentos necessários (material de escritório, papel e outros acessórios) que são necessários para o trabalho dos funcionários. Além disso, ele é obrigado a manter registros desses materiais, garantir a sua emissão, determinar o procedimento para receber, organizar e rastrear o pagamento de suprimentos. Os deveres do gerente de escritório incluem o controle sobre o estado do equipamento de escritório, que inclui: o apelo operacional do mestre para trabalhos de reparação, a substituição oportuna de consumíveis (por exemplo, cartuchos), em caso de impossibilidade de reparo - a substituição do equipamento de escritório.

Dependendo das regras adotadas na empresa, e suaO tamanho do gerente do escritório aceita chamadas e faxes, redireciona-os para o funcionário certo, envia faxes e convoca clientes e parceiros, ou controla o trabalho dos secretários, incluindo o monitoramento da cultura do discurso. Além disso, os deveres do gerente do escritório incluem monitorar a condição sanitária do próprio escritório, organizar reparos programados, chamar pessoal técnico para solucionar problemas (por exemplo, substituindo lâmpadas ou interruptores de afundamento).

Em geral, esta lista pode aumentar oua ser reduzido dependendo do local de trabalho. Portanto, é necessário perguntar no estágio da entrevista o que o gerente do escritório está fazendo (os deveres de um funcionário dessa empresa).