Manutenção de registros de pessoal de A a Z

Organização e manutenção de gerenciamento de registros de pessoal- um dever direto dos funcionários do serviço de pessoal. Em situações de criação de uma nova organização, transformando antigas ou outras opções de reorganização, gestão e departamento de pessoal, você precisa conhecer os principais pontos do trabalho: treinamento e busca de funcionários, recepção, transferência e demissão de funcionários, além de regras para arquivamento e armazenamento online de documentos.

Organização competente do gerenciamento de registros de pessoal como base da estabilidade da empresa

Em qualquer organização, independentemente da formapropriedade, há uma equipe. Difere em número e composição, em termos de funções e qualificações. A tarefa do departamento de RH é garantir que todas as questões e problemas relacionados aos funcionários da empresa sejam resolvidos da forma mais rápida e competente possível.

A operação estável da organização depende deseus funcionários. A primeira tarefa do serviço de pessoal é a seleção competente e oportuna de funcionários, a manutenção de registros de pessoal em conformidade com a lei e a entrega oportuna de documentos ao arquivo. Esta é a base para o funcionamento estável de qualquer empresa.

Treinamento de pessoal para trabalho com pessoal

A instrução sobre gestão de pessoal claramenteindica a necessidade de ter treinamento profissional para especialistas de pessoal. No entanto, na prática, muitas vezes há um problema com o treinamento de funcionários do perfil desejado.

Instituições de ensino especial superior e secundário não sãoeles produzem especialistas com qualificações tão restritas como "gerenciamento de registros pessoais". O treinamento geralmente ocorre no local ou em cursos de perfil. Também é possível treinar um funcionário diretamente no local de trabalho por meio de orientação.

Especialistas em treinamento de gestão de RH sugerem das seguintes maneiras:

• reconversão com base num segundo ensino superior;
• obter ensino superior de um perfil relacionado, por exemplo, "gestão de documentos", "jurisprudência", "gestão de pessoal", "proteção da informação";
• treinamento em cursos especializados de longa duração (pelo menos três meses), com a subseqüente aprovação do exame;
• trabalho prático com subseqüente atualização regular de habilidades.

Documentos normativos que regulam o trabalho dos serviços de pessoal

Atividades do departamento de pessoal e organização geralO gerenciamento de registros de pessoal depende muito da legislação atual e dos documentos normativos internos. Esse recurso está relacionado às nuances de se trabalhar com um grande número de documentos pessoais, que geralmente são confidenciais.

O trabalho de escritório no serviço de pessoal é regulado pelos seguintes atos:

• A Constituição, os Códigos Civil e Trabalhista, e também os Códigos Criminais e Familiares;
• actos legislativos sobre o perfil da organização em matéria de trabalho com pessoal;
• atos normativos de significância local;
• vários classificadores, regras e regulamentos no nível federal;
• documentos normativos internos, por exemplo, a instrução sobre manutenção de registros pessoais;
• ordens e ordens de gestão.

Os funcionários do serviço de pessoal são obrigados a observar estritamente as disposições dos atos normativos e, acima de tudo, o Código do Trabalho.

Pesquisa e documentação de funcionários

A manutenção dos registros de pessoal começa com a pesquisa e o design do pessoal. Primeiro de tudo, você precisa determinar as opções para encontrar novos funcionários. Entre eles, destacam-se os seguintes:

• agências e escritórios de emprego;
• o serviço de emprego do estado;
• feiras de emprego;
• instituições de ensino;
• Post boards para mensagens e resumos sobre vários recursos;
• outras organizações;
• amigos e conhecidos.

Todas as opções para encontrar funcionários têm seus próprios méritos e deméritos, o funcionário do departamento de pessoal deve aproveitar ao máximo todas as oportunidades para fechar a vaga.

Quando um candidato é encontrado, ele é conduzidoentrevista. É desejável que o seu movimento seja documentado: por isso é mais fácil tomar uma decisão ponderada sobre a contratação ou recusa. Neste último caso, uma pessoa é notificada por escrito do motivo no prazo de cinco dias úteis. Se o candidato é adequado para uma vaga, então ele deve ser creditado. A partir disso, inicia-se o design da documentação pessoal para um funcionário específico.

Etapas do registro do emprego:

• celebração de contrato de trabalho;
• a publicação da ordem de admissão;
• entrada no livro de trabalho de um novo funcionário ou sua instituição;
• registro de um cartão pessoal;
• se na organização é aceito - estabelecimento de negócios pessoais;
• familiarização e assinatura de regulamentos internos e instruções do empregado.

Registros da equipe (cartões pessoais, lista de funcionários)

A manutenção da gestão de pessoal envolveregisto obrigatório de registos contabilísticos, em especial, pessoal e cartões pessoais. Esses documentos são obrigatórios para organizações de todas as formas de propriedade.

O pessoal e os números devem ser relevantes e atender às necessidades da organização. Inclui os nomes de todas as mensagens, o número de apostas indicando as vagas para este período.

Cartões pessoais são documentos unificados,contendo informações breves sobre a atividade de trabalho e informações pessoais do funcionário. Eles estão sujeitos a condições estritas de contabilidade e armazenamento especial, em locais que evitam sua deterioração e roubo.

Pedidos de pessoal, diferenças e características de design

Trabalho de escritório geral em trabalho de pessoal noprincipalmente expresso em ordens e ordens de gestão. Esses documentos podem dizer respeito a funcionários individuais e a toda a equipe como um todo. Eles diferem em design e características da introdução em ação.

A maioria dos pedidos e pedidosações específicas com o empregado, ter um formulário unificado. Eles estão sujeitos ao acordo obrigatório com todas as pessoas interessadas e à familiarização do funcionário com um recibo. Cópias de ordens pessoais são armazenadas no arquivo pessoal e os originais em pastas separadas.

Revistas de registro de pessoal, regras de registro e armazenamento

Para gravar o movimento de documentos, oo serviço de pessoal presume a manutenção de periódicos especializados. Estes são documentos tabulares de um formato de várias páginas, na maioria das vezes unificado. Geralmente eles são dados em grandes cadernos ou comprados em lojas especializadas.

Tipos de revistas de pessoal:

• registro de documentos de entrada e saída, incluindo cartas;
• registro de pedidos;
• registro da chegada e saída de funcionários em negócios oficiais;
• registo de candidaturas, envios, notificações, notas oficiais e de serviço;
• registro de formas de livros de trabalho, suas inserções;
• livros para registrar movimentos de vários documentos pessoais, e assim por diante.

Todos os registros devem ser necessariamente costurados e lacrados, e as folhas numeradas. Armazene-os separadamente de todos os documentos. De preferência em um armário seguro ou especial.

Recursos de manutenção e armazenamento de arquivos pessoais

Fazer negócios pessoais não é obrigatório. No entanto, a maioria das organizações, de uma forma ou de outra, coleta os documentos do funcionário. Claro, em uma pasta é mais conveniente.

Um assunto pessoal é um complexo de informações pessoais documentadas sobre o funcionário, coletadas e formadas em uma determinada ordem. Pode incluir uma variedade de documentos e cópias:

• cópias de ordens sobre o empregado;
• cópias de declarações;
• cópias de documentos de identidade, confirmando qualificações, educação, benefícios e estado civil;
• o questionário;
• características e revisões;
• referências, etc.

Assuntos pessoais incluem pessoalinformações, elas devem ser mantidas longe de outros documentos. O acesso a eles é restrito a um número estritamente limitado de funcionários. Com a demissão do pessoal, os arquivos pessoais são entregues ao armazenamento de arquivos.

Regras para registro, armazenamento e emissão de livros de trabalho, bem como inserções

Todas as organizações são obrigadas a realizar livros de trabalho sobresua equipe, a exceção - funcionários, tomadas a tempo parcial. Na recepção primária o empregador obtém formas puras independentemente e faz neles o primeiro registro. Na página de título, faça os dados relevantes sobre o empregado. Posteriormente, é necessário monitorar sua relevância e fazer alterações no prazo.

Para transformar a parte principal dos registros sobreatividades trabalhistas e sociais do empregado, sua recepção de traduções permanentes, demissão. Todas as entradas são numeradas na ordem geral e são inseridas com base no pedido. O registro de demissão é acompanhado por uma impressão do selo da organização e da assinatura do chefe.

Registros na pasta de trabalho são feitos à mão, azulcaneta esferográfica, caligrafia clara e compreensível. Monitorize de perto a relevância e fiabilidade dos dados introduzidos. Se você precisar corrigir as informações, elas devem ser cuidadosamente riscadas com uma linha e informações atualizadas. Esta ação é necessariamente confirmada pela assinatura da cabeça e do selo.

Armazene livros de trabalho separadamente de outros documentos, no cofre. É proibido entregá-las nas mãos de funcionários ou terceiros sem uma resolução especial dos órgãos responsáveis.

Recursos de armazenamento operacional e de arquivamento de documentos pessoais

O armazenamento de documentos pessoais é determinado porimportância especial. Eles contêm informações pessoais e são confidenciais. Tais dados não estão sujeitos a divulgação não autorizada. Caso contrário, uma multa é imposta ao pessoal do departamento de pessoal e ao chefe da organização.

Para organizar o armazenamento adequado de pessoaldocumentos no serviço de pessoal é desejável ter uma sala separada. A entrada deve ser uma e deve estar equipada com uma porta de metal com alarme.

Os documentos em si devem ser armazenados em metalarmários ou cofres. Evite a exposição à luz solar e poeira, bem como diferenças de temperatura e umidade muito alta. Essas ações simples ajudarão a manter os dados pessoais.