Quais são os deveres do secretário

Para definir claramentedeveres de um secretário, é necessário saber de quem exatamente está falando. Afinal, este post pode ser visto em vários ângulos. Conhecido, por exemplo, é o secretário-referente como funcionário de escritório, o secretário-geral como chefe (chefe) de uma organização, o secretário de Estado como funcionário público, secretário como pessoa diplomática, secretário do chefe como empregado e outras opções. Na maioria das vezes, referindo-se a este post, eles se referem a um funcionário que executa tarefas (instruções) como o diretor da empresa, bem como gerentes individuais de suas divisões estruturais. Acontece que os deveres oficiais do secretário, neste caso, são reduzidos à execução de pedidos únicos para resolver questões organizacionais e técnicas.

O que o secretário deve saber e deve fazer

O secretário deve executar as seguintes funções diariamente:

1. Receber informações de subordinados para transferência para seu supervisor.
2. Organize o gerente de comunicação telefônica. Em sua ausência, leve informações e chame a atenção do diretor.
3. Receber e manter registros de mensagens telefônicas.
4. Para criar condições para o trabalho normal da cabeça: para monitorar a necessidade de material de escritório e equipamentos de escritório.
5. Auxiliar na organização da produçãoreuniões e reuniões. Levar aos participantes a data, local e hora do evento. Recolher os materiais necessários, garantir a presença dos presentes e manter as atas da reunião.
6. Para conduzir o trabalho de escritório na empresa. Para isso, o secretário deve receber, sistematizar a correspondência recebida e encaminhá-la à direção. Então, com base no visto imposto para transferir documentos para os executores sob uma lista. Os deveres do secretário também incluem o controle sobre o curso, o tempo e o resultado de sua execução.
7. Realize trabalhos de impressão e reprodução de documentos.
8. Organize a recepção de visitantes ao chefe da empresa e, se possível, crie condições para a pronta resolução de problemas.

A fim de cumprir essas tarefas aparentemente simples de uma secretária, o funcionário deve saber:

• toda a composição da gestão da empresa e suas subdivisões estruturais;
• a carta, equipe e estrutura do empreendimento, seu perfil, perspectivas de desenvolvimento e especialização;
• documentos normativos para o bom andamento do trabalho de escritório;
• regras para o uso de meios de equipamentos de escritório e comunicações;
• regras de BTW, OT, segurança contra incêndio e saneamento industrial;
• regras de organização do trabalho no local de trabalho;
• Atos normativos e legais, ordens, resoluções, ordens de planejamento, contabilidade e gestão da qualidade do trabalho realizado.

Especificidade do funcionário

Se for mais específico, estreitoespecialização, a situação é um pouco diferente. Tome, por exemplo, os deveres oficiais do secretário clerical. No título da posição, o aspecto do trabalho realizado é claramente definido. Normalmente em cada empreendimento já existe uma instrução oficial, na qual são indicados os rumos do especialista em registro. Se não houver tal instrução, então é melhor criá-la. Para fazer isso, use o guia de qualificação, que tem amostras aproximadas. Depois disso, a versão padrão deve ser finalizada para a organização específica, levando em consideração as especificidades e características internas. Em geral, os deveres do secretário devem ser claramente atribuídos a três áreas principais:

1. Trabalhe com correspondência. Recepção, processando-o de maneiras modernas e expedição atempada.
2. Manutenção adequada da documentação interna.
3. Registro, contabilidade rigorosa e transferência de documentos para o arquivo para custódia.

Características do trabalho do referente

Em algumas empresas, taisum post que inclui uma ampla gama de responsabilidades: do "help desk" ao "assistant director". Tal especialista deve ter uma ampla gama de conhecimentos e um bom domínio da situação. As funções oficiais do secretário do repórter são ligeiramente expandidas em conexão com o aumento da autoridade. Em geral, esse é o trabalho usual da secretária, mas a palavra "referente" faz algumas adições à lista padrão. Em particular, o secretário-revisor pode receber visitantes de forma independente sobre determinados assuntos. Possuindo certas informações, ele é capaz de tomar suas próprias decisões. Além disso, o referente realiza atribuições responsáveis ​​da cabeça em relação às atividades econômicas da organização (empresa). Às vezes, o secretário-referência é responsável pela manutenção do gerenciamento de registros pessoais. Isso é feito somente quando a quantidade total de trabalho permite que você execute tarefas adicionais.