Nota de serviço: um exemplo. Fazendo um memorando

Nos documentos internos da organização, muitosos funcionários sabem apenas por boatos - os memorandos são confundidos com os do serviço e são incorretos. Isso viola a função básica de tais documentos - comunicação oficial dentro da equipe, o que leva à impossibilidade de trabalho coordenado. É por isso que a questão de redigir um memorando, suas diferenças e similaridades com o restante dos artigos, a especificação da escrita torna-se urgente.

Terminologia

Uma nota de serviço é um meio de comunicação entrefuncionários, divisões estruturais. Às vezes é definido como um documento sobre o desempenho de alguma tarefa / trabalho, embora possa ter um caráter diferente. As amostras que serão discutidas neste artigo refletem apenas o conteúdo possível do memorando.

Oficialmente, o classificador de gestãodocumentos não contém informações sobre um papel como um memorando. Um exemplo de como escrevê-lo não é fornecido, mas isso não nega o fato de que tal documento é difundido na esfera trabalhista por várias razões.

Razões para usar

Um memorando é conhecido como freqüentemente usadodocumento de apoio. Tem a responsabilidade de garantir a comunicação entre os elementos do sistema de trabalho, ou seja, os funcionários. Por que esse documento é tão popular? Muitos momentos de trabalho podem e devem ser resolvidos sem a intervenção de posições de liderança - isso prova a autonomia e eficiência dos departamentos de forma autônoma e como um sistema como um todo.

Recursos

Diferença do memorando acimaé que o último implica um apelo a altos funcionários, e um memorando, cujo exemplo será considerado abaixo, forma um link no nível horizontal. Isso pode ser uma chamada para o administrador de outro departamento ou o chefe de outra unidade. Em qualquer um dos casos, embora as pessoas mencionadas tenham postagens equivalentes, pode-se falar sobre o memorando. Quando há uma desigualdade, um memorando deve ser redigido. Alguns dos exemplos apresentados aqui podem ser ambíguos, as razões para isso serão discutidas mais adiante.

Âmbito de notas de serviço

Geralmente, os memorandos são escritos emfornecendo: informação, econômica, logística ou organizacional. Muitas vezes, uma nota pode conter uma solicitação ou proposta. Cada um dos elementos estruturais é geralmente um dos tópicos de prioridade e se correlaciona com a área em que o próprio elemento funciona.

Decoração

O design do memorial é o mesmocomo o desenho do relatório. Consequentemente, apenas o conteúdo é alterado. O registro de memorandos é regido pelo GOST. Isso permite manter a unidade de design de todos os documentos de gerenciamento.

Um exemplo de como escrever uma nota de serviço:

Departamento de Tecnologia da Informação (no topo da página, no lado esquerdo)

Chefe do Serviço de Segurança (acima do lado direito) Lyubchenko R. L.

NOTA DE SERVIÇO

14/09/2015 № 11

Na sexta-feira, 17 de setembro de 2015, a base material e técnica será substituída. A este respeito, peço para fornecer acesso aos seguintes funcionários da organização "AMIR" PE para a implementação destes trabalhos:

1. Andeenko Sergey Gennadievich.
2. Mishkov Lev Georgievich.

Chefe do Departamento (no lado esquerdo) _rospis_ Antipov RD (no lado direito)

Registro do memorando do escritório sugere um formato de papel típico - A4.

Benefícios

Em essência, um análogo de uma mensagem de voz, um memorando tem várias vantagens sobre a comunicação de trabalho usual:

• retenção por escrito;
• documentação oficial;
• conveniência no caso da transferência de informações complexas;
• a capacidade de transferir uma mensagem para várias pessoas de uma só vez.

As consequências lógicas são:

• oportunidade de confirmar / negar alguma declaração;
• uma declaração clara da tarefa e sua implementação clara;
• pontualidade de implementação;
• eficiência do trabalho.

Personagem

A redação do memorando pode ser a seguinte:

• informativo (mensagem, notificação, instrução, etc.);
• iniciativa (solicitação);
• relatórios.

Uma nota de escritório, um exemplo de que foifornecido acima, é de natureza informativa, como o chefe de um departamento informa outro do próximo trabalho, além disso, dá uma instrução simples sobre o que ele deve fazer.

Os dois últimos pontos estão frequentemente lado a lado: o relatório é uma resposta à iniciativa (solicitação).

Estrutura

Considere como escrever corretamente um memorando com base no exemplo acima. Portanto, este documento deve conter:

• o requisito do destinatário (neste caso, o papel deste foi desempenhado pelo chefe de segurança);
• o nome do documento (a inscrição correspondente foi imediatamente antes do texto);
• data do documento;
• texto;
• adereços e assinatura do destinatário (chefe do departamento de informação).

O texto, por sua vez, também pode ser distribuído na estrutura. Verdade, muito mais condicionalmente:

1. A primeira parte define a base e o motivo da escrita. O memorando, cuja amostra foi apresentada acima, explica o pedido na primeira sentença.
2. A segunda parte exibe a essência: no exemplo, ela segue as palavras “em comunicação ...”.
3. A terceira parte é a final. Pode conter uma declaração de fato, uma proposta ou solicitação.

Uma nota de escritório, um exemplo do que nos ajudacompreender as regras de registro, combina a segunda e terceira partes em um. A separação torna-se mais notável em memorandos de escritório complexos. A terceira parte aparece necessariamente nos documentos de resposta.

Estilização

Apesar de papel livre é permitido para este papel,assim como para todos os outros documentos de gerenciamento, para saber como escrever um memorando de escritório, é necessário expressar livremente seus pensamentos em um estilo de negócios, porque é ele quem está acostumado a compilar qualquer tipo de documentação.

Tipos

Utilitários não têm uma classificação clara, mas ao mesmo tempo podem ser divididos em tipos.

Por exemplo, há um memorando:

• sobre promoção;
• para compra;
• sobre o cancelamento, etc.

Cada tipo tem sua própria especificação ortográfica. Para uma melhor compreensão de como escrever um memorando, exemplos também serão fornecidos.

Em ascensão

Nota de aumento salarialPode ser necessário para os funcionários que acreditam receber remuneração monetária insuficiente por seu trabalho. É lógico que antes de tudo eles se voltem para seu chefe - eles vão escrever um memorando.

Um memorando deste tipo é escrito pela cabeçafuncionário do departamento dirigido ao chefe da administração. Às vezes isso também é tratado pelo departamento de pessoal. Em seguida, ele é inicialmente encaminhado para o departamento de comunicação do funcionário que deseja receber um salário maior e o departamento de pessoal. As razões para o aumento dos salários (mudanças no volume de trabalho, qualificações de um empregado, etc.) devem necessariamente incluir um memorando.

A amostra é apresentada abaixo.

Departamento de contabilidade de materiais

Diretor Geral do PE “Agro Darin” Aninnikov G. L.

NOTA DE SERVIÇO

04/09/2013 № 45

São Petersburgo

Sobre o aumento salarial G. G. Furmanets

Galina Furmanets trabalha no estado de emergência "AgroDarina ”de 4 de março de 2011 como especialista líder do departamento de contabilidade de recursos materiais. É especialista hábil em seu trabalho, demonstrando alta produtividade laboral, pontual, obrigatória e executiva. Durante o trabalho não recebeu uma única ação disciplinar. Em conexão com o acima exposto, peço-lhe para aumentar o salário de Galina Viktorovna Furmanets de 23.000 a 25.000 rublos.

Chefe do departamento de contabilidade de ativos materiais_signature_Galkin S. A.

Levantar não significa apenas um aumento nos salários, mas também pode implicar uma mudança para uma posição mais alta. O memorando de promoção também é escrito pelo chefe do departamento.

Esta é uma observação importante: a mesma nota do diretor, ou seja, uma nota do subordinado ao chefe é considerada uma palestra.

O chefe do departamento pode recomendar um subordinado para promoção com base em:

• elevando suas qualificações;
• ensino superior (primeiro / segundo);
• senioridade e experiência de trabalho;
• para excelente serviço.

Razões devem ser indicadas diretamente no memorando. Por exemplo, o seguinte.

Departamento de logística

Diretor Geral do PP “Netfliks” Lyashenko S. Yu.

NOTA DE SERVIÇO

19 de fevereiro de 2001 n ° 15

Moscou

Sobre promoção Belousovoj Yu.

Belousova Julia Olegovna trabalha em PP “Netfliks”desde 7 de janeiro de 1999, na posição de administrador do departamento de logística. Ela é uma especialista qualificada. O colaborador é executivo e responsável, destacando-se pelo alto desempenho e resistência em situações estressantes. Em 15 de fevereiro de 2001, ela recebeu um mestrado em Contabilidade e Auditoria. Em conexão com isso, eu recomendo Belousova Yulia Olegovna para ser promovido para o cargo de administrador sênior.

O chefe do departamento de suporte técnico e material_signature_Elchaninov P. L.

Comprar

Sob a aquisição significa o reparo ou substituição de qualquer equipamento. Um memorando para a compra é escrito pelo departamento, que precisa ser atualizado com base técnica e material.

O memorando, cuja amostra é apresentada abaixo, foi elaborado para a compra de um computador.

Departamento de recursos humanos

O chefe do departamento de TI da "Epam" LLC, D. M. Penkov

NOTA DE SERVIÇO

12.11.2009 № 4

Kharkov

Sobre a reparação (substituição) de um computador

Estou notificando que, a partir de 6 de novembro de 2009, Tatyana Mashkina, uma funcionária do departamento de pessoal, uma administradora sênior, cai com frequência em seu computador pessoal.

Em conexão com o motivo acima, conserte ou substitua este PC o mais rápido possível.

O chefe do departamento de pessoal _podpis__ Chishenko V.T.

Férias

A nota de memorando deixada aqui implica nãoA sensação de aposentadoria, e chamar um funcionário de férias, é escrita pelo chefe do departamento no qual o empregado está listado. Indica o motivo da revisão. O documento é submetido ao chefe da empresa / organização, ele, por sua vez, deve escrever a resposta - consentimento ou rejeição.

O seguinte é um exemplo de uma nota como essa junto com a resposta.

Não se importe

Departamento de Pessoal para preparar os documentos necessários__Sergeev 21/03/2014

Diretor Geral da Empresa Privada “Aukro” V. P. Sergeev

NOTA DE SERVIÇO

21/03/2014 № 1

Dada a doença do contador sênior do departamento de contabilidade e auditoria Morozova Tatyana Viktorovna, eu estou fazendo uma proposta para chamar o contador Matveychuk Pavel Sergeyevna de férias de 22/03/2014

O chefe do departamento de contabilidade e auditoria ___ Marinina R. A.

Deve-se notar que, além de escrever e receberresolução sobre o memorando é necessária para obter o consentimento do empregado para retirar férias. Isso também deve ser oficialmente documentado. Portanto, o memorando é apenas o primeiro estágio desse processo.

Sobre bônus

O memorando de concessão é escrito quandoo chefe quer encorajar o empregado para o trabalho produtivo. Do ponto de vista do empregado, o processo de premiação é simples, mas para o patrão, especialmente se a organização não tiver uma provisão para premiação e preferir prescindir dela, torna-se muito mais trabalhoso. Mas uma das etapas deste processo, em qualquer caso, será escrever um memorando.

Primeiro você precisa estudar a especificaçãoempresas a este respeito - cada empresa tem suas próprias condições de bônus. Esses casos podem ser especificados quando um funcionário não pode ser recompensado (penalidades disciplinares, violações administrativas, etc.), fontes de bônus e afins. Após um estudo cuidadoso, você pode prosseguir diretamente para a redação.

O memorando de bônus devecontém necessariamente as razões pelas quais o chefe do departamento acredita que o funcionário deve ser incentivado. Se a cláusula de bônus tiver cláusulas claras nas quais indica que tipo de recompensa ela vale, o processo é muito mais simples. A cabeça permanece apenas para notificar o diretor da implementação de tais e tais pontos. Então este é um aviso. Em outro caso, o chefe do departamento oferece apenas para recompensar o empregado e ele próprio determina o valor do bônus - novamente, dado o sistema de incentivo material da organização.

Curiosamente, notas de serviço sobre bônusmuitas vezes atribuído ao relatório - como eles são escritos em nome do posto superior. Um dilema semelhante surge com notas sobre o recall de férias, sobre promoção, etc.

Para cancelar

Notas de Utilidade para anulação de materiaisnecessário quando a propriedade está danificada ou a base material e técnica está desatualizada. Esse tipo de documento está intimamente relacionado às notas de aquisição e é semelhante na especificação: por exemplo, o chefe do departamento escreve uma observação semelhante ao departamento que lida com a propriedade danificada (como no exemplo de computador: a mensagem foi para o departamento de informações).

Abaixo está uma amostra de tal memorando.

Departamento de Tecnologia da Informação

Chefe do Departamento de Auditoria da Troyanda LLC Sukhorukov D. D.

NOTA DE SERVIÇO

22/01/2006 nº 42

Kiev

Sobre como cancelar um computador

Notifique que no momentoo computador eletrônico, que pertence ao departamento de tecnologia da informação, está desatualizado e não é capaz de calcular as capacidades suficientes para a plena capacidade de trabalho desse departamento.

Em conexão com o motivo acima, por favor, anote a propriedade acima como desatualizado e notificar o departamento de compras da necessidade de reabastecer o material e a base técnica.

Chefe do departamento de tecnologia da informação _podpis__V. Chashchenko

Separação de memorandos por tipo

Todos os exemplos acima podem ser divididos em dois tipos:

• memorando sobre empregado, diretor;
• memorando para qualquer departamento.

Qual dilema é o primeiro pontojá mencionado neste artigo. Apesar do fato de que há muitas informações sobre como escrever um memorando para o diretor, bem como exemplos e exemplos de escrita, em essência, isso não é bem verdade. Tal princípio pode funcionar apenas em organizações corporativas, onde todos os departamentos são iguais, mas não há superior hierárquico. Então, escrever notas entre departamentos torna-se automaticamente oficial, não um relatório. Em todos os outros casos, é altamente recomendável usar o título do documento “Memorando” ao escrever anotações sobre a retirada de um funcionário de férias, em sua recompensa, demissão, promoção. Outros requisitos de escrita permanecem os mesmos.

Todos os posts referem-se a memorandos.o resto são exemplos de abatimentos, aquisições, etc. Eles dão uma ideia mais precisa da natureza dos memorandos: a comunicação entre departamentos equivalentes, que não requer intervenção gerencial.

Armazenamento

Os memorandos relacionados diretamente a funcionários individuais são armazenados em seus arquivos pessoais. Todo o resto é enviado para os arquivos da empresa.

Os originais dos memorandos podem ser necessários na verificação da organização pelas autoridades superiores: eles fornecem informações detalhadas sobre as atividades internas da empresa, a interação dos elementos estruturais.

Além disso, os memorandos, como documentos oficiais, podem ser evidência ou refutação nos procedimentos de um caso.

Como outros documentos de apoio, os memorandos podem ser considerados um tipo de complemento à documentação externa da empresa.

O uso freqüente de memorandos serve como um critério para avaliar o clima geral da empresa e de seus funcionários para sociólogos, profissionais de marketing e psicólogos que trabalham na organização do pessoal.

Meia empresa, metade livreA elaboração de memorandos reflete claramente as relações situacionais dentro da equipe de trabalho. A documentação não é particularmente interessante, não entre departamentos, mas entre funcionários específicos de departamentos - é menos comum e, portanto, mais visual.