Qual é a nomenclatura no trabalho de escritório?
Para conduzir adequadamente o trabalho de escritório,É necessário saber o que é uma nomenclatura. De acordo com a definição, a nomenclatura refere-se a uma lista das partes, materiais e estruturas que foram usadas pela produção, compiladas de acordo com um determinado sistema. Ao compilar tal lista, cada um desses materiais recebe um código de numerais, letras ou uma combinação alfanumérica - o número da nomenclatura.
Na gestão de casos, a nomenclatura dos casos éuma lista sistematizada de documentos comerciais (ou casos) que são elaborados no decorrer do trabalho de uma organização. A nomenclatura determina por quanto tempo os valores mobiliários devem ser mantidos e em que ordem registrar. Por exemplo, nas escolas secundárias (ginásios) as revistas escolares são mantidas pelo diretor durante mais 5 anos após a graduação.
Principais funções
A principal tarefa na elaboração da nomenclatura de casos -tornar o trabalho do aparato gerencial mais perfeito, produtivo, livrar-se da interferência burocrática. A solução rápida e qualitativa de muitos problemas, a atividade de toda a organização depende, muitas vezes, da ordem em que os documentos são armazenados, da facilidade com que podem ser encontrados sob demanda, de quão competentes eles são classificados e sistematizados. A classificação correta permite não apenas trabalhar rapidamente com documentos, mas também facilita o trabalho com arquivos e arquivos.
Vejamos exemplos do que é uma nomenclatura de casos e em quais áreas ela é mais eficaz.
- Sistematização de documentos - quando os documentos foramusado em qualquer caso (elaboração de contratos, transações, a conclusão do processo criminal, o relatório de planejamento de cartão, etc.), e depois saiu de uso ativo, de acordo com a nomenclatura, eles são armazenados nas organizações em uma determinada ordem. Isto aplica-se tanto em papel e eletrônico, armazenados no banco de dados de computador.
- O conteúdo da informação sobre quanto tempoo documento é retido por quanto tempo pode ser efetivo. Cada caso incluído na nomenclatura tem seus próprios termos para preservar os documentos incluídos nele. Quanto mais valioso e importante o documento, mais ele durará. Ou seja, ao trabalhar com documentos no caso, eles os avaliam imediatamente - uma espécie de exame de valor. Isso ajuda e trabalha com o caso em si.
- Protegendo a indexação de casos. A nomenclatura do caso é freqüentemente usada no processo de registro de documentos, e o índice nomenclatural do caso torna-se parte integrante do número de registro do documento. Isso pode ser observado no inventário quando há um inventário na fábrica ou na instituição.
- Realiza o papel de referência ao estudar a estrutura organizacional da instituição, etc.
- No escritório, o trabalho é considerado a base para um inventário de casos com um período permanente ou temporário de armazenamento e documentos contábeis.
- Usado como amostra, um esquema para criar um arquivo e uma referência aos documentos usados.
Assim, um bom conhecimento do que éa nomenclatura e as habilidades em trabalhar com ele são necessárias em qualquer organização ou instituição, na empresa. A nomenclatura deve abranger toda a atividade documental da instituição.
Classificação de nomenclatura
A nomenclatura tem seus próprios padrões e requisitos de design, eles não podem ser violados. Eles são definidos em metodologias e instruções especiais sobre manutenção de registros.
É costume distinguir três tipos de nomenclatura de negócios:
- típico;
- aproximado;
- Individual, desenvolvido para uma organização específica.
O que é uma nomenclatura é típica, é claro a partir do título - estes são documentos normativos, eles estabelecem a composição dos casos utilizados em organizações de um tipo.
A nomenclatura aproximada destina-se aestabelecer uma composição aproximada dos casos que são iniciados na organização da organização, onde esta nomenclatura é distribuída. Essas amostras de gerenciamento de registros não são normativas, mas recomendatórias. Uma característica distintiva é que em documentos deste tipo os índices são indicados.
Nomenclaturas clericais típicas e exemplares são desenvolvidas por organizações superiores para suas organizações subordinadas.
Nomenclatura individual - desenvolvidapara uma organização específica e levando em conta a especificidade de suas atividades. Tipicamente ou exemplar é usado para a amostra e as mudanças necessárias são feitas neles.
