Regras de correspondência comercial por e-mail. Carta comercial: uma amostra. Como enviar um e-mail por e-mail

Nas últimas décadas, a correspondência comercialAtravés de e-mail ganhou imensa popularidade e tornou-se uma das principais formas de comunicação empresarial. Hoje é difícil encontrar uma pessoa que não use e-mail na prática de comunicação interpessoal. Apesar disso, muitos hoje estão se perguntando: como enviar um email para que todas as regras sejam seguidas? Como formar uma boa impressão do remetente com a ajuda de uma carta competente?

Este artigo descreve os regulamentos comerciais.correspondência por e-mail e conselhos práticos apresentados no artigo ajudarão você a aprender a comunicação empresarial adequada ao redigir e-mails.

Muitos começam o seu dia de trabalho comverificar caixa de correio para novas mensagens. Mas, infelizmente, apesar da prevalência desse método de troca de informações, muitos não sabem como usar corretamente a linguagem de correspondência comercial, considerando e-mails como uma forma informal de comunicação.

Graças à velocidade da entrega de e-mailO correio simplifica a troca de importantes documentos oficiais, formulários, declarações, mas mesmo aqui as pessoas cometem erros ao enviar cartas. Acontece frequentemente que, ao compor um e-mail ao trocar quaisquer ficheiros, os destinatários, por alguma razão, não constituem ensaios em anexo e não introduzem tópicos, o que pode complicar o trabalho dos destinatários. O objetivo deste artigo é responder à pergunta: como enviar um e-mail e seguir todas as regras de comunicação escrita empresarial via e-mail?

Ao compor e-mails, todos os campos enviados devem ser preenchidos.

Regras de negócios de emailobrigar o remetente da carta a preencher todos os campos fornecidos no e-mail, como o endereço e o nome do destinatário e o remetente da carta. É necessário descrever o tópico, que descreve brevemente a essência da carta enviada. Muitas vezes, o destino da carta enviada e a velocidade de resolver o problema nela contido dependem do tópico descrito corretamente. Um e-mail comercial deve começar com uma saudação - esta é uma demonstração fácil de respeito pelo destinatário é muito importante quando se corresponde. Após a saudação deve seguir o texto, que é chamado de "corpo da letra", e no final a assinatura é deixada, por exemplo, "Atenciosamente, Petrov Pyotr Ivanovich".

Saudação em correspondência comercial

Neste ponto, vale a pena afiar ainda maisatenção, já que o gesto de respeito é muito importante em qualquer aspecto da comunicação empresarial. A melhor frase de boas-vindas é "Boa tarde" ou "Olá". A realização de correspondência comercial por e-mail restringe o remetente a usar as frases "Boa noite" ou "Bom dia", pois o destinatário pode ler a carta muito depois de recebê-la. Também não é correto usar as expressões coloquiais usadas na comunicação informal em uma saudação.

Depois de uma palavra ou frase saudaçõesdeve contatar o destinatário por nome e patronímico, e se o nome for desconhecido para o remetente, você pode pular este ponto. Após a palavra de boas vindas, você pode prosseguir para a declaração do objetivo da carta.

Arquivos anexados na correspondência comercial de email

Se o objetivo principal da carta não é apenasescrevendo a narrativa e a declaração da essência da questão, mas enviando o arquivo, é melhor anexar o objeto sendo enviado primeiro. Acontece muitas vezes que muitos remetentes, por negligência, tendo declarado a essência da questão no texto da carta, esquecem de anexar o apego necessário. Tal negligência pode afetar adversamente a reputação comercial do remetente de uma carta comercial.

Endereço de e-mail deve ser reconhecível e conciso

Regras de negócios de emailobrigar o remetente a ter um nome eletrônico reconhecível, que deve conter a verdadeira informação sobre o nome do remetente. Cartas oficiais e recursos parecem muito não-lacônicos e estúpidos quando o endereço de e-mail contém expressões ou palavras informais, por exemplo, o endereço de e-mail “limon_petya”. Parece muito indigno para um adulto. Para correspondência comercial, é melhor criar um e-mail separado e seguir a etiqueta de correspondência comercial por e-mail.

Usando a função Resposta rápida (Resposta) para responder a emails recebidos anteriormente

Função Resposta ou Resposta (em abreviadoopção parece Re :) ajuda o usuário de uma forma rápida para responder às mensagens enviadas anteriormente do remetente. Esse recurso também tem uma oportunidade universal de ler a correspondência anterior com o interlocutor sobre um determinado tópico. Mas as regras de correspondência comercial por e-mail obrigam o remetente a renomear o assunto de uma carta comercial, se durante a correspondência a discussão for alterada.

Antes de enviar uma carta comercial, leia os erros de ortografia e pontuação.

O e-mail facilita o compartilhamento de informações, masna correspondência comercial você não deve negligenciar as regras da língua russa, como um erro descuidado pode afetar a autoridade do remetente. Antes de enviar uma carta, você deve revisar o texto várias vezes e verificar cuidadosamente a presença de erros de compensação e pontuação. Muitos clientes de e-mail têm uma função de verificação ortográfica, portanto, você deve prestar atenção às palavras sublinhadas com uma linha vermelha. Se você tiver dúvidas sobre a exatidão da ortografia, entre em contato com a Internet para obter ajuda ou verifique a ortografia com a ajuda de um dicionário de ortografia.

O campo destinatário deve ser preenchido por último.

Para evitar o envio incompleto ouLetras não editadas devem incluir o endereço do destinatário da carta comercial no último momento antes do envio. Essa regra também está incluída nos fundamentos do envio de e-mail comercial. Acontece que, ao preencher o campo do destinatário, um email pode sugerir uma lista de destinatários usados ​​anteriormente, aqui você também deve focar sua atenção para não enviar uma carta comercial por escrito a um destinatário de terceiros por engano.

Estruturando uma Carta Comercial

Aplicam-se regras de estruturação de textonão apenas para operadoras de papel, mas também para as regras de correspondência comercial por e-mail. Nem sempre é conveniente para o destinatário ler grandes quantidades de letras de texto na tela do monitor. Para simplificar este ponto, o texto deve ser dividido em pequenos parágrafos formados de forma coerente e não se deve permitir sentenças complicadas ao se escrever cartas comerciais. A duração ideal de uma frase em uma carta comercial não deve ultrapassar quinze palavras.

A essência de uma carta comercial deve ser declarada essencialmente

Além do tópico especificado de carta comercial, o destinatáriodeve estar interessado e claramente formulado as primeira e segunda frases do texto principal. A tarefa do remetente é declarar no início da carta a essência do problema ou questão sobre a qual ele se dirige ao destinatário. A primeira frase deve indicar o propósito para o qual a carta comercial está sendo enviada. Exemplo: “Informamos que os termos da obrigação sob o contrato nº 45 de 2 de janeiro de 2017,“ Sobre o fornecimento de materiais a granel ”estão chegando ao fim. Para estender o contrato, você deve enviar um segundo conjunto de documentos. ” Graças ao objetivo designado, o destinatário tem a oportunidade de penetrar na idéia principal de uma carta comercial. Se o texto da letra for muito grande, é melhor usar a função de anexo do objeto como um anexo na forma de um documento de texto, mas, ao mesmo tempo, você deve deixar uma redação na caixa de texto que cobre a carta comercial. Exemplo: “Estamos lhe enviando uma cópia eletrônica da carta da Mac-Stroy LLC para análise. Pedimos que você informe sua decisão sobre a prorrogação do contrato nº 45 de 2 de janeiro de 2017, “Sobre o fornecimento de materiais a granel” antes do prazo especificado na carta.

Todos os emails comerciais devem ser respondidos

Existem exemplos negativos de negócios.correspondência, quando o destinatário ignora a carta comercial por qualquer motivo. Às vezes pode haver casos em que a resposta não pode ser dada devido a certas situações, por exemplo, o tempo gasto para resolver um problema pode levar vários dias ou o destinatário está pensando e não pode responder imediatamente à questão colocada. Nesse caso, um breve comentário deve ser feito sobre isso, por exemplo, “Olá, Peter Ivanovich. Recebi sua carta, mas hoje estou com dificuldades para responder, já que preciso consultar meu supervisor. Vou relatar seu problema ao diretor geral de nossa empresa e dar uma resposta oficial até o final da semana. Atenciosamente, Gerente de Vendas, Belov Ivan Gennadievich. ”

Vale lembrar que se a resposta não foi dada dentro de três dias úteis, o fato do silêncio do destinatário da carta comercial pode ser avaliado como ignorando e recusando a comunicação com o remetente.

Ao redigir as cartas de resposta, você deve responder a todas as perguntas feitas.

Se a carta enviada ao destinatáriocaráter questionador, em seguida, na preparação da carta deve dar respostas a perguntas na ordem que está presente no texto recebido da carta comercial. Se perguntas forem feitas, o remetente espera obter respostas específicas para elas. Ao escrever uma carta, as respostas não devem ser numeradas, basta expressar um pensamento em ordem. Para responder a todas as questões colocadas, primeiro você precisa reler a carta comercial recebida várias vezes e, se houver muitas perguntas, é melhor escrevê-las separadamente para evitar a omissão. Se é impossível responder a algumas das questões colocadas, vale a pena ressaltar que no momento, por qualquer motivo, a resposta não pode ser dada.

Não abuse de abreviaturas, design emocional e letras maiúsculas

Existem exemplos negativos de negócios.correspondência, quando os remetentes a diluem usando sinais informais na forma de sorrisos. Seu uso é popular quando se comunica em redes sociais, mas as regras da correspondência comercial não aceitam tais expressões de emoção, uma vez que o destinatário pode não conhecer seu verdadeiro significado e tomá-las por um conjunto incompreensível de erros de pontuação.

Também vale a pena se recusar a escrever texto.em maiúsculas. Na Internet, um conjunto de palavras escritas em letras maiúsculas é chamado de "frases gritantes" e, com mais frequência, essas frases carregam uma cor negativa. O destinatário, ao ler uma carta de e-business, pode considerar negativamente tal fonte, o que afetará negativamente a percepção do significado. Se em uma carta comercial é necessário enfatizar a importância de qualquer momento, é melhor usar frases introdutórias, por exemplo, "Chamamos a atenção de que você precisa enviar um pacote de documentos para estender o contrato até 10 de fevereiro de 2017" ou para a extensão do contrato deve ser apresentado até 10 de fevereiro de 2017. "

Não é necessário transmitir informações secretas via e-mail

Para transferir pessoal ou confidencialÉ melhor abandonar as informações das caixas de correio eletrônicas, pois há uma ameaça de interceptação de informações por hackers para uso em seus próprios fins egoístas. Tais informações podem incluir: números de telefone, senhas de cartões bancários, contas bancárias pessoais, etc. É importante lembrar que as informações são armazenadas no servidor do agente de correio e podem ser roubadas em caso de invasão.

No final da carta deve ser assinado pelo remetente

Como mencionado anteriormente, cada um enviadoa carta deve conter uma assinatura específica. Muitas vezes, os desenvolvedores de caixa de correio entram na função do bloco de assinatura, na qual você pode inserir suas informações sobre a posição, nome e número de telefone de contato. Posteriormente, este bloco será exibido automaticamente no final de cada letra, o que simplificará a digitação. É importante fazer uma assinatura corretamente para que o destinatário tenha a oportunidade de entrar em contato corretamente com o remetente ao responder a uma carta. Um exemplo de uma assinatura pode ser assim: “Atenciosamente, Chefe do Departamento de Vendas Petrov Nikolai Alexandrovich, +79810000000”.

Fazendo conclusões, pode-se notar que, a fim dePara entender como realizar correspondências comerciais por e-mail, você não precisa dominar os fundamentos adicionais e complexos. Basta seguir as regras elementares da etiqueta e respeitar as normas da língua russa.