Legenda na folha de tempo. Como preencher a folha de tempo (amostra)
O horário de trabalho e sua contabilidade são importantescomponentes de qualquer organização que permite monitorar as atividades da empresa e disciplinar os funcionários. Para simplificar este procedimento, foi desenvolvido um formulário especial - uma planilha de horas. Existe tanto em papel quanto em formato eletrônico. E cada uma das espécies tem suas próprias nuances no recheio.
Quem preenche a folha de tempo
Cada organização nomeia uma pessoa responsávelmanter uma folha de ponto, com base nas especificidades da atividade e no número de funcionários. Se a organização é pequena e todo o trabalho é feito no escritório, o inspetor da equipe, o contador ou outra pessoa autorizada está agendando os funcionários.
No caso em que a empresa tem váriosobjetos, é muito mais fácil colocar os funcionários diretamente no chão de seu trabalho. Neste caso, este dever é atribuído ao comandante ou ao chefe da divisão por uma ordem separada ou é prescrito no contrato de trabalho.
Algoritmo de trabalho com o boletim
Primeiro de tudo, é necessário saber queCada empresa deve necessariamente ter uma planilha de horas regular (ou seja, uma versão em papel). Você pode imprimir o formulário por conta própria ou encomendá-lo da impressora.
Existem duas formas aprovadas: T-12 e T-13. A diferença é que no primeiro não se leva em conta apenas o tempo de trabalho, mas também existem gráficos para calcular o salário mensal. Eles são preenchidos de acordo com um esquema, ou seja, todos os meses do primeiro dia em que eles abrem um novo boletim escolar. É necessário preencher as caixas:
- Nome da empresa (por documentos constitutivos), número de série e data de preenchimento.
- Período em que o boletim é aberto.
- Número sequencial de funcionários e seus dados de cartões pessoais.
O restante dos dados é inserido em um mês e a conclusão da parte relacionada aos salários permanece com o contador.
Legenda na folha de tempo
Para um preenchimento mais rápido e fácil da planilha de horasum sistema de notação foi desenvolvido e aprovado. Eles refletem o modo de trabalho e descanso e outras nuances. Existem 36 designações. Mas às vezes esse número não é suficiente para exibir com precisão todas as informações sobre o funcionário.
| Nome | Designação de letra | Designação numérica | |
| 1 | Horário de trabalho diurno e noturno | Eu | 01 |
| 2 | Noite | H | 02 |
| 3 | Trabalhe nos finais de semana e feriados | RP | 03 |
| 4 | Horas extras | com o | 05 |
| 5 | Viagem de negócios | Para | 10 |
| 6 | Licença principal | do | 14 |
| 7 | Licença adicional | odes | 15 |
| 8 | Licença de estudo | Tem | 16 |
| 9 | Tempo reduzido para estudantes | HC | 17 |
| 10 | Licença de estudo adicional sem pagamento | UD | 18 |
| 11 | Licença maternidade | p | 19 |
| 12 | Licença de assistência à infância (com pagamento parcial) | Pts | 20 |
| 13 | Licença de assistência à infância (não remunerada) | og | 21 |
| 14 | Licença não remunerada | até | 22 |
| 15 | Licença não remunerada por razões estabelecidas por lei | OZ | 24 |
| 16 | Hospital | B | 25 |
| 17 | Incapacidade não remunerada para o trabalho | t | 26 |
| 18 | Horas de trabalho de redução | lh | 27 |
| 19 | O tempo de inatividade (por motivos não relacionados ao funcionário) | em | 28 |
| 20 | Não comparência por motivos estabelecidos por lei (com preservação do pagamento de mão de obra) | g | 29 |
| 21 | Sem um bom motivo | PR | 31 |
| 22 | Horas não cumpridas (se o empregador tiver estabelecido trabalho a tempo parcial) | NA | 32 |
| 23 | Fins de semana | no | 33 |
| 24 | Greves | ST | 34 |
| 25 | Ausências por motivos não claros | NN | 35 |
A tabela mostra o mais comumente usadoa notação na folha de tempo. Uma descrição mais detalhada e uma lista completa geralmente são colocadas na primeira folha do formulário. Isso facilita a navegação na notação e determina em qual situação o que colocar na célula.
Normal preenchendo o formulário
Preencher uma planilha de horas é um trabalho meticuloso que requer atenção. Isso pode ser feito usando, por exemplo, o método de aparência contínua e não aparência.
Nesse caso, os dados são inseridos em cada coluna. Os símbolos indicam a presença de funcionários no local de trabalho e sua ausência, indicando os motivos. Também é indicado o número de horas gastas no local de trabalho.
No relatório em si, ficará assim: no dia de folga, coloque a letra "B", sob 0, no dia útil, respectivamente, "I" e o número de horas, por exemplo 8. Da mesma forma, nos finais de semana, são anotados vários motivos de não comparecimento, desde viagens de negócios até ausências por motivos pouco claros.
O cálculo da planilha de horas nesteO caso é um pouco mais fácil, porque todos os números e símbolos necessários estão diante de nossos olhos. Isto é especialmente verdadeiro para especialistas com pouca experiência - então eles terão menos chance de se confundirem e cometerem um erro.
Nós preenchemos a folha de tempo com a mente
Existe também um método para registrar desvios. É aplicado quando o dia de trabalho tem a mesma duração ao longo do período. Nesse caso, apenas situações não padrão são observadas, isto é, não comparecimento, horas extras, viagens de negócios, etc. Ao usar esse método, muito menos tempo é gasto e o resultado final é o mesmo em ambos os casos.
Na folha, é assim: a linha superior mostra informações sobre a ausência de um funcionário no local de trabalho - B, C, VT, NN, PR, B e outros. A linha inferior permanece vazia. Afinal, com uma contagem final do tempo trabalhado, os zeros não importam e, para a mesma duração do dia útil, resta apenas realizar as ações mais simples: contar o número de células vazias na linha superior (estas são turnouts) e multiplicar pelo número de horas.
Esse método é mais conveniente para equipes de RH experientes econtadores. Além disso, é bem adequado para pequenas organizações em que o número de funcionários é pequeno. Se a sua administração não sabe sobre um sistema de rastreamento de tempo mais simples, então é hora de oferecê-lo a eles.
Manter a folha de tempo no computador
Além da versão em papel, existem várioseletrônico. Como mencionado acima, as tabelas devem ser duplicadas sem falhas. Isso é para garantir que os dados sobre o trabalho dos funcionários não sejam perdidos e sua confiabilidade seja confirmada (afinal, nem sempre há a possibilidade de usar um computador).
Uma das opções mais acessíveis écriado na planilha de horários dos programas do escritório. O Excel é adequado para esses fins, tanto quanto possível. As planilhas permitem que você crie qualquer tipo e tamanho de documento. Além disso, devido à capacidade de definir fórmulas, somar e calcular dados intermediários é muito mais fácil.
Usando um software especial
Com habilidades insuficientes para trabalhar comtabelas por um funcionário ou gerência, outro programa semelhante pode ser selecionado. A planilha de horas será então semelhante a uma versão em papel. Isso ajudará a reduzir o tempo gasto trabalhando com o documento.
Também deve-se ter em mente que cadao programa envolve o uso de versões licenciadas. Em fornecedores diferentes, eles naturalmente têm o custo. Por exemplo, o programa "Time sheet of working time" custará aos usuários 1000 rublos. e superior - dependendo do número de funcionários.
Outra vantagem de tais utilidades é queVocê não pode preencher a folha de tempo. Um espaço em branco com todas as marcas é fácil de imprimir a qualquer momento. Esta função é certa em cada programa similar.
Sobre o armazenamento de documentos
Para que serve o boletim? Esta é a base para contabilizar o cálculo dos salários neste ou naquele valor, bem como as principais evidências de que o empregado estava no trabalho e desempenhava suas funções. Sem dúvida, este documento é muito importante para cada organização.
Então quanto é este formulário armazenado? A planilha de horas deve ser armazenada ao longo do ano. Isto é estabelecido por lei, e tais normas devem ser observadas.
Se você perder o cartão de relatório já fechado, não o levante.pânico. Pode sempre ser restaurado por outros documentos. Para este propósito, explicativos, fichas hospitalares, informações de viagem, horários de férias, etc., são usados, tudo o que confirma e explica a ausência de uma pessoa em seu local de trabalho pode ser aplicado à recuperação de dados.
Quem pode precisar de um boletim escolar?
Este documento é frequentemente necessário para várias inspeções. Por exemplo, o serviço de impostos verifica sua presença na organização e a exatidão do preenchimento.
A ausência de um boletim escolar, mesmo na menor empresapode ser o motivo de uma multa razoavelmente grande. A mesma coisa acontece quando erros são cometidos no preenchimento de formulários. Isso se aplica a cálculos e uso indevido de símbolos.
A presença de folhas de tempo é obrigatória. Eles são necessários tanto para a própria empresa (contabilidade, disciplina da equipe) quanto para as organizações de auditoria. E o mais importante - aplique corretamente a notação na folha de ponto. Então você pode evitar vários problemas com funcionários e órgãos de supervisão.
